REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
MUNICIPIO: ENVIGADO
SUBREGIÓN: TRIANÒN - OASIS II - BELLAVISTA
ORGANISMO COMUNAL (J.A.C. o ASOCOMUNAL): TRIANÒN - OASIS II - BELLAVISTA
PERSONERÍA JURÍCICA N°: 7745 DEL 25 de Octubre de 1974
OTORGADA POR: Secretaria de Bienestar Social del municipio de Envigado.
OBJETIVO.
Poner en manos de la organización una
herramienta práctica que facilite un desempeño mas claro, ágil y eficaz de
quienes hacen parte de ella, desde sus afiliados hasta los diferentes
dignatario y los residentes del área de su jurisdicción, que ayuden a la interpretación
y comprensión de la normatividad contemplada en la legislación comunal vigente
y en los estatutos.
PROPÓSITOS:
Ø Trazar y definir pautas que conlleven al manejo
adecuado de los recursos que tiene y maneja la organización.
Ø Fijar reglas claras para el desempeño de quienes
integran los distintos órganos internos de la organización.
Ø Definir los procedimientos administrativos para el funcionamiento
interno de la organización.
Ø Definir normas disciplinarias que orienten el correcto
desempeño de los afiliados.
Ø Garantizar el buen funcionamiento y el desarrollo de
las reuniones de los distintos órganos.
REGLAMENTO
GENERAL
1. Para los afiliados
o delegados.
Los derechos y deberes consignados el los Estatutos, establecen el
carácter democrático consagrados en los principios de respeto y participación
que deben ser observados y acatados por sus afiliados o delegados. Los
miembros de una organización, son la razón de ser de esta, en este caso son el
recurso indispensable para poder hacer “Acción Comunal”.
1.1 Para poder ejercer los derechos y deberes dentro de
cualquiera de los Organismos Comunales, es indispensable, acreditar su
pertenencia mediante la inscripción voluntaria en el libro de afiliados o
delegados.
1.2 La asistencia a las asambleas y/o reuniones de los
distintos órganos, debe ser personal y es indelegable.
1.3 Los afiliados o
delegados que no asistan a las reuniones en las que estén comprometidos,
deberán presentar excusa por escrito, justificando su ausencia, de lo contario
su falta se la considerará para efectos disciplinarios.
1.4 Sin incurrir en menoscabo de sus derechos y los principios
de la organización, le está prohibido a los afiliados o delgados:
- Presentarse a las asambleas o reuniones en estado de
embriaguez.
- Hacer el uso de la palabra sin que le sea concedido
por la persona que esta presidiendo o coordinando la reunión.
- Delegar en otra persona la participación en las
asambleas o reuniones y eventos en los que sea delegado a nombre de la
organización.
- Hablar y actuar en nombre de la organización, sin la
previa autorización de la asamblea o delegación de alguno de sus órganos.
- Provocar situaciones de bochorno que desvíen el
curso de las discusiones previstas en el orden del día, inciten al desorden y
atenten contra el normal desarrollo de las reuniones.
- Retirarse de las reuniones, sin autorización o causa
justificada.
- Comprometer el nombre de la organización a nivel
externo, o la participación e intervención en las reuniones y asambleas, de
personas o instituciones, sin la previa consulta con la mesa directiva de la Organización.
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Para Las reuniones.
Las reuniones de los afiliados o
delgados en cualquiera de las condiciones a que cada uno corresponda,
constituyen el mas importante espacio donde se determina el actuar de la
organización en sus distintos órganos. Las
reuniones pueden ser: Reuniones de
Asamblea, reuniones de todos sus dignatarios, reuniones de mesa directiva,
reuniones de las diferentes Comisiones de trabajo o empresariales. Las reuniones de asamblea son de dos (2)
clases: Las de afiliados o delegados y las de residentes.
2.1
Las
reuniones de asamblea general de afiliados o delegados son las reuniones donde
se toman las máximas decisiones del organismo comunal respectivo.
2.2
Las reuniones ordinarias se realizarán según lo previsto en los estatutos en el Artículo________.
2.3 Las Asambleas serán
dirigidas por el presidente del organismo comunal, salvo los casos en que se
vayan a elegir dignatarios.
2.4 Excepto en las
reuniones de asambleas que puede se esperar hasta una hora para cumplir con el quórum
decisorio, todas las reuniones de los distintos órganos comenzarán máximo _____minutos
después de la hora señalada; después de esta hora, se considerará retardo.
2.5 Todas las reuniones, incluidas las de asamblea de
afiliados o delegados, y de mesa directiva, tendrán una duración máxima de ____horas,
si de acuerdo al tema tratado se hace necesario continuar, deberá proponerse y
aprobarse una prórroga que no podrá ser superior a _____minutos.
2.6 Las reuniones de asamblea de afiliados o delegados, de
mesa directiva y comisiones de trabajo o empresariales, se realizarán en el
lugar que oficialmente se establezca como sede, previa coordinación.
2.7 Excepto en las reuniones de asamblea general convocadas
para elección de dignatarios o las asambleas de carácter extraordinario de los
diferentes órganos, por lo menos ______minutos
del tiempo establecido para la reunión, se debe destinarse a la lectura o
capacitación sobre un tema previamente seleccionado.
2.8 Salvo las reuniones extraordinarias que tienen un solo
objetivo, las demás reuniones de asamblea, se desarrollaran teniendo en cuenta
el siguiente esquema de orden del día:
- Verificación del quórum.
- Himno de
- Reflexión.
- Comentarios, discusión y aprobación del acta
anterior.
- Presentación de informes.
- Temas centrales a tratar.
- Proposiciones y varios.
- Decisiones tomadas.
- Clausura.
NOTA: En los
temas centrales se incluye la revisión de las tareas o compromisos, desarrollo
del tema de interés o de capacitación y la intervención de los invitados
especiales.
3. Para las intervenciones.
Para el logro de los objetivos propuestos en una
reunión, se fundamenta en sus resultados, que son los aportes y conclusiones a
que llegan los asistentes con las intervenciones y su participación, que para
un mejor control se debe de cumplir y tener presente lo siguiente:
3.1 Las Intervenciones serán otorgadas por quien
presida la reunión.
3.2 La Intervención de los afiliados o delegados en cualquiera de las
reuniones enunciadas anteriormente, tendrán una duración máxima de ____minutos
y no podrá hacerse mas de dos (2) intervenciones sobre un mismo tema.
3.3 Los coordinadores de las diferentes comisiones o demás
personas que vayan a rendir informes, podrán hacer su intervención por espacio
de ____ minutos.
3.4 Según los temas a tratar, el organismo comunal
representado en sus diferentes órganos y sus integrantes se reserva el derecho
de aprobar o no las intervenciones o incluso de suspenderlas si lo considera
necesario.
3.5 La intervención de personas no afiladas o no delegadas
y de entidades, deberá ser aprobada por mesa directiva o el órgano reunido,
previa solicitud del interesado por escrito con un mínimo de ______días antes
de la reunión donde se quiere participar. Estas Intervenciones tendrán una duración
máxima de _____minutos y en una misma reunión se permitirán como máximo dos (2)
intervenciones de este tipo.
3.6 Si se juzga pertinente y el tema requiere de mas
tiempo del inicialmente destinado, se someterá a consideración de los
asistentes la decisión de ampliar o no el tiempo de la intervención.
3.7 Con el fin de que las reuniones sean ágiles y para su
adecuado desarrollo, los participantes en ella podrán hacer uso de las mociones
de: Interpelación, orden, suficiente
ilustración. Con éstas, se busca solicitar
a quien interviene, una explicación o aclaración de un concepto, idea o
comentario. Ejemplo: Proponerle al presidente o coordinador que
invite a la asamblea a mantener un adecuado comportamiento; al expositor, que
se centre en el tema propuesto; al presidente, que someta a consideración de la
asamblea claridad y suficiente ilustración sobre el tema que se discute.
4. Para el manejo
de los libros
Los libros son los soportes que deben
tener y llevar un organismo comunal, ordenados por norma y absolutamente
necesarios para la buena marcha de la organización como tal.
4.1 Fuera de los que para su mejor funcionamiento
interno implemente este organismo comunal, como lo son:______________________;oficialmente
se debe contar con los siguientes libros: De afiliados, de actas de asambleas y de mesa
directiva, de inventarios, de tesorería y de caja menor.
4.2 Cada
comisión llevará su propio sistema de registro que garantice la sistematización
de sus acciones.
4.3 El libro
de actas también puede ser utilizado por medio de folios debidamente
registrados y deben ser archivados en fólderes debidamente empastados por periodos.
4.4 Todos
estos libros deben hacerse registrar ante la autoridad competente que ejerza la
competencia de inspección, vigilancia y control y, visados por el fiscal del
organismo comunal.
4.5
Los
libros que llevan las comisiones de trabajo deben ser registrados por la mesa directiva
y refrendados con la firma del vicepresidente.
4.6
Los
libros de afiliados o delegados y de actas serán de responsabilidad en su
tenencia y manejo por parte del secretario de la organización; los de tesorería
e inventarios, por parte del tesorero. (Opcional: Ninguno de los libros enunciados podrán ser
retirados de la sede sin el visto bueno del presidente y revisor fiscal).
4.7
Los
Libros que lleva cada comisión, serán manejados por sus respectivos
coordinadores quienes serán los responsables del manejo de los mismos.
4.8
El
registro de las actas se hará llevando un número de orden consecutivo. Para su plena validez como documento de
constancia de lo actuado, deberá estar firmado por el presidente y secretario
de la reunión; para el caso de elección de dignatarios, esta acta debe de
llevar las firmas de los integrantes del tribunal de garantías.
4.9
Cualquiera
de los libros, podrá estar a disposición de los afiliados o delgados, previa
solicitud por escrito dirigida a la mesa directiva o ante el responsable del
libro respectivo, pero la consulta por parte del interesado tendrá que hacerse ante
el responsable del manejo del libro y si es del caso dentro del lugar donde
reposa este y con la presencia de algunos de los miembros que la mesa directiva
defina.
4.10 Durante el periodo de elección de
dignatarios, el libro de afiliados estará disponible en: ______________________________________________.
5. Para la
sede de operaciones
5.1
La sede oficial para las operaciones de la organización será__________________________,la
cual podrá ser utilizada por todos sus órganos internos previa coordinación.
5.2 Tendrán llaves de la oficina: __________________________________, ellos
serán los responsables por el uso de las mismas.
5.3 En la oficina sede, permanecerá(n) copia(s) de las
llaves de todos los bienes inmuebles y muebles que la organización tenga bajo
su custodia, vigilancia y control, pero el uso de las mismas solo podrá ser
autorizado por ________________________________.
5.4 Cuando alguno de los responsables, deje extraviar una
llave, por su cuenta, deberá asumir el cambio de claves y/o chapas y otros y la
reproducción de las mismas.
6. Para el manejo de la correspondencia:
La correspondencia escrita,
los informes, memorandos, boletines, etc. se constituyen en los mecanismos de
información importantes en el funcionamiento de la organización y sus órganos,
por lo tanto merecen toda la atención, responsabilidad y cuidado en su manejo.
6.2
Todo
comunicado que salga a nombre de la organización o alguno de sus órganos, en lo
posible deberá hacerse en papel membreteado con sus respectivas firmas de los responsables y sellos (si se tienen),
dejando una copia legible del mismo para el archivo.
6.3
Cuando
sean las comisiones o secretarías ejecutivas, las que dirijan alguna
comunicación externa solicitando algo, esta además, deberá ir firmada por el
vicepresidente.
6.4
Toda
comunicación que se entregue, la copia debe tener la firmar de recibido.
6.5
Toda
comunicación que se reciba se le debe colocar la fecha y la hora en que se
recibió y los nombres y apellidos de quien entrega y recibe.
6.6
Toda
correspondencia que se reciba debe dársele el trámite que corresponda.
7. Para los actos del organismo
comunal y sus órganos.
7.1
Las
decisiones de la organización que deban hacerse públicas, se denominarán resoluciones
y como tal se publicarán identificándolas con numeración ascendentes de tres
dígitos por año.
7.2
Las
decisiones de la Comisión
de Convivencia y Conciliación se llamarán fallos.
7.3
La
organización emitirá boletines informativos internos con el fin de publicitar
sus acciones y promover sus programas y actividades, el nombre del mismo se
escogerá mediante concurso y la periodicidad de su edición será cada_______días
(o meses).
7.4
Cada
uno de los integrantes de la organización, se hace responsable por las declaraciones
e informaciones que se den por fuera las autorizadas.
8. Para el manejo de los recursos.
8.1
Los recursos en dinero que maneje la organización, serán administrados por el
tesorero conforme a las normas contables exigidas.
8.2
Quien
desempeñe el cargo de tesorero deberá tener vigente una póliza de manejo cuya
cuantía, según el caso, será determinada en la reunión de mesa directiva.
8.3
Los
dineros que ingresen a la organización, serán depositados en una cuenta bancaria
o de ahorros. Cuando se ponga en funcionamiento una comisión empresarial,
contrato, convenio o se ejecute algún proyecto, se abrirá una cuenta corriente aparte
para el manejo del mismo.
8.4
Las
cuentas de la organización se registrarán con las firmas del presidente y
tesorero y, opcional un miembro más, escogido por la mesa directiva, diferente
a el fiscal. Para retirar dinero se requiere como mínimo dos
(2) de las tres (3) firmas registradas.
8.5
Según
los estatutos, el tesorero será el encargado de manejar la menor con un monto
hasta de _____días de salario mínimo mensual legal vigente (DSMMLV).
8.6
Los
dineros recaudados por las comisiones de trabajo y/o secretarías ejecutivas,
serán administrados por el tesorero de la organización pero se invertirán únicamente
para los fines y actividades que por mayoría disponga la comisión o secretaría
que los recolectó.
8.7
La
mesa directiva está facultada para ordenar gastos hasta por el equivalente a _______salarios
mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) conforme a lo aprobado en los
estatutos.
8.8
El
presidente esta facultado para ordenar gastos hasta por el equivalente a ____salarios
mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) conforme a lo aprobado en los
estatutos.
8.9
El
tesorero administrara la caja menor.
8.10 La organización reconocerá gastos de representación a sus dignatarios
o afiliados cuando éstos actúen en nombre y/o por delegación de la misma, por
el monto equivalente al valor del transporte según las tarifas oficiales de las
empresas o flotas oficiales, mas el equivalente a ____días de salario mínimo
mensual legal vigente (DSMMLG) para la alimentación y ____ días de salario
mínimo mensual legal vigente (DSMMLG) para el alojamiento cuando se demuestre
la necesidad de pernotar.
9. Para el control de bienes inmuebles
9.1
La
organización a través de su mesa directiva, administrará los bienes inmuebles
de su propiedad y los que construya y consiga con el esfuerzo y la participación
de la Comunidad.
9.2
Los
bienes que otras entidades privadas o públicas les otorgue o para la
administración de los que se den en comodato.
9.3
Los
que la comunidad o particulares le entreguen para su manejo en calidad de
préstamo o donación. ; los locales
tendrán sus funciones de uso específico, y para cada uno se tendrá un
reglamento de manejo y funcionamiento que será elaborado por la mesa directiva.
9.4
El
organismo comunal comisionara una (1) persona que tendrá la responsabilidad de
llevar un cronograma y registro de uso de los inmuebles, y se encargará de
hacer cumplir los reglamentos.
10. Para el control de los bienes muebles.
10.1
Para ejercer un efectivo control de los bienes muebles al servicio de la organización,
se mantendrá un inventario actualizado y registrado en el libro de inventarios.
10.2
Todos
los bienes muebles serán marcados con una marca que los identifique.
10.3
La organización tendrá un banco de herramientas
para servicio de la comunidad y desarrollo de los convites y otros.
10.4
El
manejo de los bienes muebles como del banco de herramientas, se hará a través
del establecimiento de un reglamento de uso y manejo y de un (1) responsable
que garantice el correcto manejo y control de los mismos, el cual será nombrado
por la mesa directiva y rotado cada ______meses.
10.5
El
préstamo de las herramientas o bienes muebles de la organización deberá ser
autorizado en reunión de mesa directiva.
11.
Del régimen disciplinario.
Constituyen
objeto de sanción entre otros, los siguientes hechos:
11.1 Irrespeto a los afiliados o delegados y los dignatarios.
11.2 La falta injustificada y reiterada a las
reuniones de los órganos de los que hace parte el afiliado o delgado.
11.3
Violación
a la legislación comunal vigente, los estatutos y reglamento(s) interno(s) de
trabajo.
11.4
La
apropiación, retención o uso indebido de los bienes, fondos, recursos,
documentos, libros, sellos o demás utensilios propios a cargo de la organización.
11.5
El
uso arbitrario del nombre de la Acción Comunal o de alguno de sus órganos, para
el desarrollo de actividades con fines particulares o partidistas.
11.6
Llegadas
tardes a las reuniones o de compromisos asumidos.
11.7
Incumplimiento
de las obligaciones y funciones asignadas en los estatutos y reglamentos.
11.8
Sanción por parte de un ente superior.
11.9
Entorpecimiento de actividades y programas por
negligencia comprobada.
11.10 El mal comportamiento
en eventos o actos donde este como representante.
11.11 La organización, a través de su Comisión de
Convivencia Conciliación, acatando el debido proceso, podrá aplicar el
siguiente régimen sancionatorio previa valoración de la gravedad de la falta:
Ø Llamado de atención verbal
en la reunión del respectivo órgano.
Ø Multas por llegadas tarde a
las reuniones de los distintos órganos.
Ø Llamado de atención verbal
en la asamblea general de afiliados o delegados
Ø Llamado de atención por escrito
firmado por el presidente.
Ø Suspensión de los derechos
de afiliado o delgado hasta por ______meses.
Ø Suspensión del cargo que
desempeñe en el caso de ser dignatario.
Ø Suspensión definitiva como
afiliado o delgado del organismo comunal.
Ø Denuncia ante los
organismos competentes.
11.12 Las multas en dinero,
tendrán como base el valor por hora de salario mínimo legal vigente (SMMLV). Ejemplo: Por llegadas tardes a las reuniones y
compromisos, de ____a ____horas. Los
recursos recaudados por este concepto, se ingresaran a los fondos comunes de la
organización.
NOTA: La imposición de estas sanciones se hará
siempre cumpliendo el debido proceso acorde con las normas que rigen la acción
comunal.
11.13 Para efectos de la aplicación de este código,
el debido proceso se establece así:
Ø Notificación inicial al
implicado.
Ø Audiencia de descargos ante
el órgano afectado.
Ø Si se confirma la falta en
esta instancia, se inicia el proceso sancionatorio, el cual empieza con el
llamado de atención verbal.
Ø Si es necesario, se hace traslado
a la comisión de convivencia y Conciliación y a partir de allí se seguirá los
procedimientos que rigen este organismo.
Ø En todo caso, la
notificación sobre cualquier decisión debe registrarse bien en un acta o
notificarse por escrito.
Este Reglamento Interno de
Trabajo para la organización, fue discutido y aprobado en reunión de asamblea
generadle afiliados que se efectuó el día ______del mes de _______________de
2.0___.
Para constancia, firman:
_____________________________ ____________________________
(Nombres y apellidos) (Nombres y
apellidos)
C.C. N°_______________________ C.C.N°______________________
Presidente(a) de la asamblea Secretario(a) de la
asamblea
ESTE REGLAMENTO INTERNO PARA SER SOMETIDO A VOTACIÒN EN PRÒXIMA ASAMBLE DE LA JUNTA DE ACCIÒN COMUNAL DE EL TRIANÒN.
